Metodiskie norādījumi

Lai arī kā mums arhīvā gribētos domāt, ka arhīvs ir papīru debesis, tā it kā esot teicis kāds dāņu arhīvists, tomēr lielai daļai sabiedrības vārds “arhīvs” saistās ar putekļiem un bezgalīgiem papīru kalniem, kurus nogurdinoši un vienmuļi cenšas sakārtot drūms arhīva darbinieks. Dokuments vienmēr ir bijis mazāk publisks un tā pamatsūtība ir pierādījumvērtība dažādu vēsturisku vai juridisku faktu apliecināšanai. Muzejiem un bibliotēkām ir vairāk paveicies ar to nozīmes apzināšanos sabiedrībā un to darbība ir vairāk saprotama. Tas ir saistīts ar arhīvu pieejamību, jo ilgu laiku pieejamība arhīviem bija privilēģija, nevis tiesības. Jebkuram pētniekam nebija iespējams piekļūt arhīvu dokumentiem, jo nepastāvēja brīva pieejamība arhīviem, jo tā bija privilēģija attiecīgajai valdībai tuvu stāvošiem. Pēc Otrā pasaules kara izveidojās mūsdienu pastāvošā arhīvu politika – arhīvu atklātība plašai sabiedrībai. Latvijas valsts arhīvi sāka veidoties 1919. gadā, kad Izglītības ministrijas pārziņā sāka darboties Valsts vēsturiskais arhīvs ar pienākumu sakopot un glabāt Latvijas valstij būtiskus dokumentus. Padomju okupācijas laikā 1940. gadā pieņemts lēmums, ka visi Latvijas teritorijā esošie dokumenti pasludināti par padomju valsts īpašumu un līdz pat Latvijas neatkarības atgūšanai valsts arhīvu sistēma tika veidota pēc Padomju Savienības arhīvu sistēmas parauga un pakļauta iekšlietu struktūrām. 1961. gadā sākas arhīvu sistēmas reorganizācija un izveidoti jauno arhīvi – LPSR Centrālais Valsts vēstures arhīvs un LPSR Centrālais Valsts Oktobra revolūcijas un sociālistiskās celtniecības arhīvs (vēlākais Latvijas Valsts arhīvs). LPSR Centrālais Valsts vēstures arhīva uzdevums – saglabāt pirmspadomju dokumentu kopumu un nacistiskās okupācijas perioda dokumentus, bet LPSR Centrālais Valsts Oktobra revolūcijas un sociālistiskās celtniecības arhīva uzdevums – uzkrāt padomju perioda dokumentus un veikt lietvedības procesa uzraudzību centrālajās valsts varas un pārvaldes iestādēs. 1963. gadā izveido LPSR Centrālo Valsts kinofotofonodokumentu arhīvu. Par Latvijas valsts arhīva izveidošanas vēsturi un darbību plašāk var uzzināt, apskatot izstādi (www.archiv.org.lv/lva60).

Arhīva termina skaidrojums no Arhīvu likuma: Arhīvs - a) dokumentu kopums, ko neatkarīgi no dokumentu rašanās datuma, formas, vides un informācijas nesēja uzkrāj, glabā un izmanto to arhīviskās vērtības dēļ, b) publisko vai privāto tiesību juridiskā persona vai tās struktūrvienība, kura likumā noteiktajā kārtībā veic arhīva dokumentu uzkrāšanu, saglabāšanu un nodrošina to pieejamību.

Latvijas Nacionālā arhīva vietnē (www.arhivi.gov.lv/lv/metodiskie-materiali ) ir iespējams padziļināti iepazīties ar arhīvniecību saistītiem jautājumiem. Īpaši iesakām sākt ar Dokumentu un arhīvu pārvaldes noteikumiem (likumi.lv/ta/id/252615-dokumentu-un-arhivu-parvaldibas-noteikumi). Galvenās tipiskās kļūdas t.s. “mājas” arhīviem ir saistītas ar dokumentu glabāšanu nepiemērotos apstākļos – neievērojot temperatūras un mitruma režīmus, piemēram, neapkurinātās telpās vai tieši otrādi pārāk tuvu siltuma avotam. Rezultātā dokumenti sapelē vai sadrūp.

Arhīvu dāvinājuma noformēšanas process paredz, ka pēc dāvinājuma līguma (links dāvinājuma līguma paraugs) parakstīšanas diasporas arhīva dokumenti kļūt par Latvijas Nacionālā arhīva fonda sastāvdaļu un glabājās Latvijas Nacionālā arhīva Latvijas Valsta arhīvā. Diasporas arhīva dāvinātājam ir tiesības izmantot dāvinātos dokumentus atbilstoši arhīva dokumentu izmantošanas noteikumiem, tiesības pārbaudīt dāvināto dokumentu saglabātību, tiesības izvirzīt speciālus nosacījumus dokumentu izmantošanā. Ja diasporas arhīva kolekcijas dāvinātājs nav izvirzījis speciālus izmantošanas nosacījumus, pēc dokumentu sistematizācijas un aprakstīšanas, tie bez ierobežojumiem tiek nodoti vispārējā izmantošanā.

Latvijas Nacionālais arhīvs ievēro starptautiskajā arhīvniecībā pieņemto provenances principu, kas nosaka, ka visi arhīva dokumenti, kuru izcelsme ir kāda persona vai organizācija, ir jāglabā vienkopus un tos nevar sajaukt ar citas izcelsmes arhīva dokumentiem.

Atšķirībā no iestāžu lietvedības dokumentiem, diasporas arhīvu kolekcijas Latvijas Nacionālajā arhīvā nonāk nesakārtotā veidā. Pēc dokumentu satura izpētes arhīva speciālisti kārto tos noteikta veida fondos – personas, ģimenes un dzimtas fonds vai noteikta veida dokumentu kolekcija. Attiecībā uz diasporas arhīvu organizāciju arhīviem, jāatzīmē, ka sarakste ir unikāls dokumentu kopums, kurā var ietilpt praktiski visi organizācijā veidotie dokumenti kā pielikumi, un saturēt dokumentējošas liecības par dažādiem organizācijā būtiskiem notikumiem.

Dokuments - informācija, kas radusies, saņemta vai pārvērsta citā formā uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību. Arhīva dokuments - dokuments, kas pastāvīgi vai uz laiku glabājams arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ. Arhīviskā vērtība - dokumenta informatīvais nozīmīgums vai šā dokumenta pierādījuma vērtība.

Latvijas Nacionālā arhīva speciālistu darbs ar diasporas dokumentāro mantojumu notiek, lai veicot dokumentu sakārtošanas un sistematizācijas darbu pēc iespējas efektīgāk atklātu dokumentu kopumu, izmantojot vairākus līmeņus:
- fonda līmenis sniedz kopsavilkumu par fondu kopumā
- sērijas līmenis dod īsu dokumenta sastāva un satura raksturojumu (piemēram, sarakste)
- lietas līmenis dod lietās esošu dokumentu satura īsu izklāstu – dokumenta veids vai temats (piemēram, sēžu protokoli, apkārtraksti).

Tātad, pēc dokumentu nonākšanas arhīvā, arhīva speciālisti veic pirmreizējo apsekošanu: novērtē dokumenta fizisko stāvokli, nosaka dokumentu veidu un sastāvu un sadala dokumentus grupās. Atsevišķos gadījumos, ja saņemot dokumentus, ir redzams, ka izveidota īpaša sakārtošanas sistēma, un tā atbilst arhīva prasībām, tad atstāj šo kārtojumu. Šajā procesā nedrīkst atdalīt pielikumus no pamatdokumenta, piemēram, aploksni no vēstules u.c.

Lai arī katrs diasporas personu fonds un diasporas sabiedriskās organizācijas arhīvs ir daudzveidīgs un neatkārtojams, tomēr līdz ar to atšķirīgi ir dokumentu veidi un apjoms. Dokumentu grupas tiek veidotas pēc vienojošas pazīmes: funkcija, tēma, izcelsme, informācijas nesējs, hronoloģija u.c. Dokumentu satura atklāsts, veicot dokumentu analīzi un salīdzināšanu, lai fiksētu dokumenta identificēšanu un konteksta izskaidrošanai nepieciešamo informāciju ir viena no arhīva pamatfunkcijām. Aprakstīšana - apraksta vienības (vai tās sastāvdaļu) satura atklāsts, veicot arhīva dokumentu analīzi vai salīdzināšanu, lai fiksētu to identificēšanai un konteksta izskaidrošanai nepieciešamo informāciju.

Dokumenta fiziskā stāvokļa novērtēšana ietver dokumentu apskati un bojājumu novērtēšanu. Dokuments var būt bez redzamiem fiziskiem bojājumiem vai tieši otrādi - dokuments var būt pat fiziski bojāts. Bojājuma veidi var būt ūdens vai uguns radīti, pelējums, dziestošs teksts, dažādi traipi, apjoma deformācijas un burzījumi u.c.

Īpaši jāatzīmē, ka darbā ar diasporas arhīviem ir izveidojusies situācija, ka viena daļa dokumentu atrodas nezināmās glabātavās, cita daļa diemžēl jau gājusi bojā. Saglabāto dokumentu kopums daudzos gadījumos ir fragmentārs, nepilnīgs vai satur daļēju dokumentu apjomu.

Digitalizācija

Laika gaitā ir mainījusies izpratne par digitalizāciju, jo ilgus gadus valdošais uzskats bija, ka digitalizācijas mērķis un galvenais ieguvums ir tikai dokumentu ilgtermiņa saglabāšana, savukārt pēdējā laikā strauji attīstās digitālās transformācijas tendences, kuru iespaidā mainās arī attieksme un izpratne attiecībā uz digitālizācijas rezultātā iegūto digitālo dokumentu izmantošanu. Viens no šādiem digitālās transformācijas rezultātiem ir arī šī vietne. Diasporas presē publicētie raksti par dažādiem aktuāliem notikumiem un pasākumiem ilgu laiku izmantoti kā personīgo kolekciju sastāvdaļas, veidojot t.s. “avīžu izgriezumu” apkopojumus, visbiežāk izgriežot rakstus no laikrakstiem un ielīmējot burtnīcās, mūsdienās šāda veida izpausmes vairs nav populāras, jo tradicionālā drukātā prese tiek aizstāta ar tiešsaistes tīmeklī publicēto informāciju.

Digitālās nodrošinājuma un izmantošanas kopijas - Nodrošinājuma digitālā kopija ir dokumenta nesaspiesta un nerediģēta, augstas kvalitātes datne, kas izveidot ilgtermiņa glabāšanai, lai oriģināla zuduma vai bojājumu gadījumā saglabātu tā informāciju. Mēdz arī saukt par arhīvdatni. Izmantošanas digitālā kopija ir izveidota, lai lietotāji varētu to izmantot un tādējādi tiktu aizsargāts dokumenta oriģināla fiziskais stāvoklis.